どうも、やくたです。
先日、仕事で上司複数名に資料の説明をしたのですが、その際にいくつか失敗してしまいました。
その失敗から
人に説明する時は事前準備をしっかりとして、段取り良く進めないとダメ
ということを学んだので、今後の戒めとしての残しておきます。
また、今後上司だけでなく人へ何かを説明する際の注意点として、どなたかの役にたてばと思います。
当日の状況
資料は事前に回覧済。
当日は資料をモニターに映して説明。
当日になって説明に使うパソコンに資料を開くソフトウェアが入っていないことに気づく。
直ぐにはソフトウェアを入れれないので、元データ（エクセルファイル、ワードファイル、PDF）を適時開いて説明。
事前に開いてはいたが、スムーズに切り替えれなかった。
開き忘れていたらファイルもあり、慌てて探して開いた。
なんとなくで説明する順番を思い描いてはいたが、冗長な説明、ただ資料を読み上げている状態に。
上司からの指摘
質問も大きな修正もなくなんとか終わったが、上司の1人に
・皆の時間を使う、占有するのだということを自覚して、スムーズに終わるように事前準備をしっかりしておくこと。
・資料を開くのにもたつくと聞く側は大丈夫なのか心配になる。もっと段取り良く説明できるようにした方が良い。
と指摘を受けた。
耳に痛いとてもありがたいアドバイス。
確かに振り返ってみると自分が聞く側だったら文句を言いたくなるような説明だったなと。
今回の問題点
どうしてそんな説明になってしまったのか改めて考えてみたら次のような問題点があった。
資料を作るだけで満足していた感。
毎年検討されているものを今年度版にリバイスしただけなので、一から資料を作る時ほど説明について考えていなかった。
説明についても流れしか考えておらず、目的や目的に応じた伝え方（言葉の選択や順序等）、ポイント毎の重要度などは全然考えていなかった。
今回はたまたま軽微な修正だけで済み、内容としては納得いただけたが、危うく無駄な時間を過ごさせたことになるところであった。
ということで、人に何かを説明する時は
• 相手の時間を奪っていることを理解し、無駄な時間がないようにスムーズに説明する
• そのために事前準備をしっかりと行う
• 説明の目的を理解し、目的にあったポイントを抑える
• 1番伝わりやすい言葉、順番で説明できるようにする
以上のことが大事だと改めて思った。
つまり、タイトルにもある通り、
人に説明する時は事前準備をしっかりとして、段取り良く進めないとダメ
ということを学んだ。
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